Conversie van het grootboekrekeningschema

Voor een non-profit organisatie heb ik het grootboekrekeningschema, jaarrekening- en begrotingsmodel geconverteerd naar de landelijke standaarden die sinds enige tijd beschikbaar zijn. In dit artikel laat ik stapsgewijs zien hoe ik de conversie van het grootboekrekeningschema aangepakt heb. In een volgend artikel ga ik in op hoe grootboekrekeningschema, jaarrekening- en begrotingsmodel het beste op elkaar aan zijn te sluiten.

Algemeen

Voorbereiding conversie

Stapsgewijs ziet de voorbereiding van de conversie van het grootboekrekeningschema naar een nieuw rekeningschema er als volgt uit:

1. Zorg ervoor dat zowel het nieuwe als rekeningschema in een consequente tabel in aparte tabbladen van een spreadsheet staan. Voeg aan het nieuwe rekeningschema een kolom ‘standaard’ toe en geef alle grootboekrekeningen de waarde ‘ja’. Door dit te doen leg je in het nieuwe rekeningschema vast welke rekeningen oorspronkelijk in het nieuwe rekeningschema zaten. Door in het tabblad met het oude rekeningschema aan de rechterkant kolommen toe te voegen bouw je de conversietabel op. Daar waar niet expliciet vermeld zijn onderstaande acties in het tabblad met het oude rekeningschema.
2. Zet in de tabel van de oude grootboekrekeningen rechts naast het laatste gebruikte veld het nieuwe grootboekrekeningnummer. Iedere grootboekrekening uit het oude rekeningschema krijgt een nieuw nummer in het nieuwe rekeningschema. Mogelijk is niet iedere grootboekrekening uit het oude schema gebruikt in het nieuwe schema. Voor de historie is het wel van belang dat deze rekeningen blijven bestaan. Grootboekrekeningen die in het nieuwe rekeningschema niet meer nodig heb ik geblokkeerd (zie stap 8).
3. Zet rechts naast het nieuwe (geconverteerde) grootboekrekeningnummer door middel van de vert.zoeken functie van de spreadsheet de naam van de nieuwe grootboekrekening.
4. Maak rechts van de laatst gebruikte kolom een nieuwe kolom met de naam ‘nieuw te gebruiken nummer’. In deze kolom komt per oude grootboekrekening de nieuw te gebruiken grootboekrekening. In de meeste gevallen zal dit de grootboekrekening uit stap 2 zijn, maar als de oude rekening in het nieuwe rekeningschema niet meer gebruikt wordt komt hier een ander grootboekrekeningnummer. In deze kolom kan een zelfde rekeningnummer meerdere keren voorkomen ten opzichte van het oude rekeningschema als vermindering plaatsvindt het aantal grootboekrekeningen. Deze en de volgende kolom zijn niet van belang voor de conversie, maar wel belangrijk als vertaaltabel voor nieuwe boekingen.
5. Neem in de volgende kolom de naam van de grootboekrekening uit stap 4 op.
6. Voeg een nieuw grootboekrekeningnummer en -naam toe aan het nieuwe rekeningschema met de juiste verdichtings- en subverdichtingscodes aan als de oude grootboekrekening in het nieuwe schema niet bestaat, maar daar wel in opgenomen moet worden. Neem bij deze rekeningen in de kolom ‘standaard’ de waarde ‘nee’ op.
7. Maak in het oude rekeningschema de volgende kolom de naam ‘naam aanpassen’ aan. Neem in deze kolom indien van toepassing een ‘ja’ op als de naam van de grootboekrekening in het oude rekeningschema afwijkt van het nieuwe schema. Indien gewenst voeg je ook nog een kolom toe voor een afwijkende zoeknaam.
8. Geef de volgende kolom de naam ‘blokkeren’. Neem in deze kolom indien van toepassing een ‘ja’ op als de oude grootboekrekening in het nieuwe rekeningschema niet meer nodig is.

Een eenvoudig voorbeeld van de bij deze stap beschreven spreadsheet voor de huisvestingskosten is hier te vinden.

Testen conversie

Nadat de conversietabel gereed is kan in principe de conversie plaatsvinden. Om er zeker van te zijn dat alles goed gaat, is het verstandig om in een kopie van de productieomgeving eerst een testconversie te gaan doen. De stappen die ik hier beschrijf zijn op basis van het financiële pakket ‘Profit Small Business’ van Afas. Als je een ander financieel pakket gebruikt, kunnen deze stappen er mogelijk anders uitzien. Stapsgewijs ziet deze testconversie er als volgt uit:

1. Neem in de vrije velden van de grootboekrekeningen de grootboeknummers en -namen op van het oude rekeningschema. Op die manier kan altijd achteraf nog gezocht worden op basis van het oude schema. In het help center van Afas staat een beschrijving hoe je vrije velden aanmaakt. Het makkelijkst is om het oude rekeningschema via Excel naar het CSV formaat te converteren en dan een importdefinitie te maken die de oude grootboeknummers en -namen inleest in de vrije velden.
2. Desgewenst importeer je ook in de vrije velden of een grootboekrekening een standaardrekening of een toegevoegde rekening is (zie stap 1 en 6 van de voorbereiding).
3. Selecteer door middel van filtering in de spreadsheet (die gemaakt is bij de voorbereiding van de conversie) in het tabblad van het oude rekeningschema alle grootboekrekeningen die een nieuwe naam krijgen (zie stap 7 voorbereiding conversie). Kopieer deze selectie naar een nieuwe spreadsheet en sla deze spreadsheet als CSV bestand op. Maak een importdefinitie aan waarbij je de nieuwe naam van de grootboekrekening als naam van de grootboekrekening inleest. Als je ook de zoeknamen wilt aanpassen herhaal je deze stap voor het inlezen van de gewijzigde zoeknamen.
4. Maak vanuit de spreadsheet met de conversietabel een selectie van alle grootboekrekeningen die geblokkeerd moeten worden in het nieuwe rekeningschema. Kopieer deze selectie naar een nieuwe spreadsheet. Sla deze spreadsheet als een csv bestand op. Maak een importdefinitie aan waarbij je de geblokkeerde rekeningen inleest. In Profit kun je bij de weergave van de grootboekrekeningen ervoor kiezen de geblokkeerde grootboekrekeningen al dan niet zichtbaar te te laten zijn.
5. Voer nu de daadwerkelijke conversie van het grootboekrekeningschema uit. In Profit is dit handwerk.
6. Controleer na het uitvoeren van de conversie of alles goed is gegaan. Bijvoorbeeld: Is het exploitatiesaldo van de afgelopen jaren niet gewijzigd? Is de balans nog steeds kloppend?

Uitvoeren conversie

Nadat de testconversie succesvol uitgevoerd is, kan de conversie van het grootboekrekeningschema in de productieomgeving plaatsvinden. De stappen zijn eigenlijk hetzelfde als met de testconversie. De import definities van de testconversie kunnen door middel van export en import ook gebruikt worden voor de productieomgeving. Controleer nadat je de conversie uitgevoerd hebt of voor het lopende jaar nog mutaties op geblokkeerde rekeningen staan. Als dat het geval is wijzig je deze mutaties naar de rekening die voortaan op basis van de conversietabel moet worden gebruikt.
Ga voordat je de uiteindelijke conversie uitvoert eerst na of er andere software gebruik maakt van het rekeningschema. Als dat het geval is zoek je uit of het nodig is om in deze software nog acties moet ondernemen om gebruik te maken van het nieuwe rekeningschema.

Beperkingen Profit Small Business met betrekking tot conversie

Tijdens een conversie van het grootboekrekeningschema heb je kans dat je tegen beperkingen van de software aanloopt. Voor Profit Smal Business betreft dit de volgende punten.

1. Op moment van conversie van het rekeningschema was het niet mogelijk om grootboekrekeningen samen te voegen. Bij debiteuren en crediteuren is dit wel mogelijk.
2. Het is niet mogelijk om een tabel in Profit in te lezen waarin vermeld staat wat het nieuwe rekeningnummer van een grootboekrekening moet worden. Het daadwerkelijk converteren van een rekeningschema is dus handwerk waarbij altijd een kans is dat er fouten worden gemaakt.